Pada kesempatan ini, Maryam Qonita (Delegate, United Nations Forum Merit 360, 2016 PBB, New York, Amerika Serikat) selaku narasumber dalam rubrik yang diselenggarakan pada Sabtu (27/01/2018) akan berbagi tips dan trik berdasarkan pengalamannya dalam hal sponsorhip untuk mengikuti konferensi:

1) Konferensi itu ada Banyak

Seperti yang kita ketahui, ada banyak konferensi yang diselengarakan, akan tetapi kita juga perlu melihat dari kualitas konferesinya. Sehingga mempengaruhi persuasi kita dalam membuat proposal. Sebenarnya lolos konferensi secara self funded itu sangat mudah apalagi untuk para akademisi, yang susah adalah mencari dana/uang sponsornya. Jadi pastikan kalian bersusah payah untuk konferensi yang juga memang worth it untuk dihadiri dan pantas untuk diperjuangkan oleh kamu.

2) Rajin mencari Informasi

Banyak konferensi fully funded asalkan kita rajin untuk mencari informasi atau googling terkait konferensi yang kita inginkan. Kita bisa mencari info dari mana saja, contohnya seperti opportunitydesk.org, oyaop.com, youthop.com, dsb. Untuk list konferensi dan exchange fully funded untuk students bisa mengecek link dibawah ini:

www.munplanet.com/articles/events/list-of-fully-funded-student-and-youth-opportunities

Sedangkan untuk konferensi ilmiah self-funded kalian bisa mencarinya di :

http://www.conferencealerts.com

akan tetapi, untuk self-funded disarankan untuk mencari yang jangka waktunya setahun kemudian. Sehingga bisa maksimal, mulai dari abstrak sampai mencari travel grantnya.

3) Perhatikan Jangka Waktunya

Teman-teman diharapkan untuk melihat jangka waktu konferensinya, jika ingin cari aman saja, ambil konferensi yang paling dekat diadakan pada 4 bulan sampai dengan 1 tahun kemudian.

4) Lihat Ketentuan Pemberi Dana Sponsor

Jika jangka waktu konferensinya 1 – 3 bulan. Perhatikan ketentuan pemberian dana sponsor. Di UNJ minimal 40 hari sebelum proposal diberikan. Sedangkan di kampus lain bisa berbeda-beda sesuai kebijakan yang berlaku, begitu pun juga pada institusi. Tapi tetaplah menyebar proposal ke insitusi yang memberikan dana dalam jangka waktu 4 – 6 bulan ke dapan, contohnya seperti Kemenpora dan Kemenristekdikti, biasanya mereka turunnya reimburse (cair setelah keberangkatan).

5) Pahami Ketentuan Yang diminta Pemberi Dana Sponsor

Coba pahami ketentuan setiap pemberi dana sponsorship. Seperti proposal yang harus lengkap khususnya jika ditujukan ke Kemenristekdikti dan Kemenpora. Komponen yang harus diperhatikan antara lain; Letter, Konten Proposal, LoA, CV, NPWP, KTP, Buku Tabungan, dll). Karena rata-rata alasan tidak diterimanya proposal adalah tidak terpenuhinya syarat verifikasi kelengkapan berkas.

6) Taruh Telur di Banyak Keranjang

Jangan ajukan proposal ke satu institusi saja, lebih baik ajukan 30 – 50 proposal ke berbagai institusi yang berbeda-beda pada jauh-jauh hari. Mungkin teman-teman akan mengeluarkan modal yang besar untuk mencetak proposal, tapi yakinlah bahwa usaha tersebut akan membuahkan hasil. Narasumber sendiri menghabiskan 500ribu untuk menjilid proposal, namun ia berhasil mendapatkan dana 40 juta untuk konferensi ke Amerika. Tetap untung, bukan?

7) Kirim Proposal ke Institusi yang Tepat

Seringkali, proposal yang kita kirimkan justru salah sasaran karena proposal yang kita kirimkan tidak berkaitan dengan institusi tersebut. Jadi, usahakan untuk mengirim proposal ke berbagai institusi/perusahaan yang memungkinkan kerjasama. Misalnya, konferensinya tentang gizi, maka kirimlah proposalnya ke perusahaan yang concern dengan konferensi tersebut contohnya seperti Nutri Food atau Wings Food, dll. Dengan imbalan, hasil penelitian kita boleh menjadi bahan bagi mereka untuk mengembangkan produk perusahaan.

Bisa juga konferensi Family Planning, coba ajukan ke Yayasan, contohnya Yayasan Cara Cipta Padu dengan imbalan jika lembaga menyumbang 20% dana yang dibutuhkan, maka imbalannya sekian-sekian, jika menyumbang 50% maka imbalannya sekian-sekian. Misalkan laporan konferensi tersebut dan produk inovasi yang kita ciptakan kita berikan untuk lembaga sebagai bahan mereka mengembangkan produk mereka. Usahan untuk menulis reward di proposalnya agar institusi yang kita tuju bisa tertarik.

8) Manfaatkan Channel

Channel atau jaringan juga merupakan hal yang sangat penting untuk mendapatkan sponsor besar. Misalnya, kita kenal dengan manajer Bank tertentu, pegawai kantor atau direktur perusahaan tertentu merupakan teman ayah kita. Mereka sebagai channel, bisa dimanfaatkan untuk mempercepat proses birokrasi.

9) Berdoa

Sebagai manusia yang memiliki rencana, tapi tetap Allah yang menentukan. Jadi jangan lupa untuk berdo’a. Karena segala kesuksesan kita bukanlah milik kita, melainkan pemberian dari  Allah SWT.

Selain tips dan trik, narasumber juga memaparkan 7 hal penting yang harus diperhatikan saat dalam proses pengajuan proposal untuk mendapatkan sponsor. Cek penjelasan di bawah ini ya!

1) Jangan Langsung Mendatangi Kantornya

Semua proposal yang sudah disusun lengkap, kirimlah menggunakan kurir ke setiap alamat kantor. Jangan langsung mendatangi kantornya, karena ada satpam atau bagian keamanan di tiap perusahaan yang mencegah kita masuk. Kecuali, kita kenal dengan orang dalam atau sudah berpengalaman mengirimkan langsung dan disambut baik oleh Csnya seperti Kemenristekdikti.

2) Nomor Telepon Yang Dicantumkan Tidak Bisa Dihubungi

Pastikan bahwa nomor telepon yang dicantumkan di dalam proposal merupakan nomor telepon aktif dan pastikan juga nomor telepon tersebut selalu aktif setiap saat. Jangan sampai tidak terangkat, karena mereka bisa jadi mau mencairkan dana, akan tetapi nomor telepon kita tidak bisa dihubungi itu bisa jadi tanda bagi mereka bahwa kita tidak serius dalam mengajukan proposal. Narasumber sendiri pernah dua kali dihubungi lembaga, tapi karena tidak terangkat teleponnya, dana tidak jadi dicairkan.

3) Jangan Lupa Follow Up

Untuk pengiriman berkas juga perlu di follow up, coba untuk maksimalkan bertanya via telepon dan email pemberi sponsor. Khususnya jika kita terkendala jarak.

4) Fotokopi berkali-kali Berkas Penting

Jika lembaga meberikan tanda terima berupa kerta yang perlu ditandatangani oleh Pembantu Rektor atau pihak-pihak tertentu atau jika lembaga memberikan berbagai berkas apapun bentuknya, fotokopi berkali-kali dan simpan baik-baik. Kalian akan tahu pentingnya itu semua saat pencairan dana.

5) Follow Up dengan Mendatangi Kantor

Lakukanlah konfirmasi atau follow up dengan mendatangi kantor pemberi dana sponsor dengan menanyakan status pencairan dana sudah sampai mana. Akan tetapi, datanglah ke kantor apabila sudah ada panggilan dari kantor tersebut, entah berupa email, surat, atau telepon. Apakah berkas masih di verifikasi kembali atau sudah masuk ke bagian keuangan, dll.

6) Ingat LPJ

Ingatlah untuk membuat Laporan Pertanggung Jawaban karena itu adalah bentuk tanggung jawab kita atas dana yang diberikan oleh pihak sponsor. Institusi seperti Kemenristekdikti dan Kemenpora akan meminta LPJ ini. Karena tanpa LPJ mereka akan meminta kembali uang yang telah diberikan.

7) Pastikan ada Bukti

Tiket pesawat, bukti-bukti pembayaran apapun, tiket bus atau subway, nota, dsb. Semuanya harap disimpan sebagai bahan untuk LPJ. Tidak lupa pula foto-foto saat kegiatan berlangsung.

Baca Juga Tips Mendapatkan Sponsor

1. Tips Agar Proposal Sponsorship Kita Diterima
2. Jurus Jitu Dapatkan Sponsor dari Institusi untuk Konferensi
3. Seribu Jurus Jitu Mendapatkan Sponsor untuk Prestasi

The post Jurus Jitu Dapatkan Sponsor dari Institusi untuk Konferensi appeared first on UNJKita.com.

Melihat potensi tersebut, tim UNJKita mengadakan RUBRIK (Ruang Terbuka UNJKita) via Whatsapp yang membahas terkait cara jitu mendapatkan sponsor.

Sobat UNJKita penasaran?

Nah, berikut adalah cara jitu mendapatkan sponsor ala Anisa Dewanti Putri (Alumni Fakultas Teknik UNJ 2011) selaku narasumber dalam rubrik yang dilakukan pada jumat (26/01/18):

1. International Event

Menjadi mahasiswa mendunia tentunya harus mencari tahu lebih dalam dan memahami apapun yang berkaitan dengan acara-acara internasional. Misalnya saja dengan mengunjungi berbagai website seperti https://conferencealert.com/ atau juga https://www.youthop.com/. Acara tersebut memiliki beberapa kategori seperti konferensi, forum, pertukaran pelajar, dan sebagainya.

2. Perencanaan

Pada pra-event, tentunya kita harus paham terlebih dahulu tentang event apa yang akan diikutsertakan yang pastinya dengan melakukan analisis 5W+1H selain itu ada tambahan untuk mengetahui keterangan dan subjek acaranya. Dengan begitu, kita bisa lebih tahu tema sehingga bisa membuat daftar instansi-instansi apa saja yang berpotensial untuk memberikan sponsor.

3. Target Sponsor

Target sponsor bisa terbagi menjadi tiga kategori yaitu universitas, pemerintah dan perusahaan. Dalam universitas, bisa dimulai dari lingkup terkecil semisal program studi lalu fakultas kemudian dilanjutkan kepada pihak universitas. Di UNJ misalnya, sponsor bisa diajukan ke pihak wakil rektor III bidang kemahasiswaan. Instansi pemerintah juga berpotensi memberikan sponsor, instansi pun terbagi menjadi instansi lokal dan pusat. Instansi lokal misalnya kepala daerah, instansi pusat bisa ke kementrian.

Pengajuan sponsor tentunya harus tepat sesuai tema yang akan diikutsertakan dalam kegiatan. Misalnya acara kepemudaan bisa diajukan ke Menpora atau Disorda. Begitu juga dengan perusahaan, harus linier dengan tema atau bisa mengajukan ke perusahaan penerbangan yang memiliki rute untuk acara yang akan kita ikuti.

4. Sponsorship

Dalam mengajukan sponsor tentunya kita perlu membuat proposal. Nah, buatlah dua proposal diantaranya proposal formal dan proposal interaktif. Proposal formal bisa diajukan kepada instansi atau pihak pemerintahan dengan format dari dikti. Proposal interaktif bisa diajukan kepada pihak perusahaan. Proposal interaktif dapat dibuat dalam bentuk poster atau apa pun yang lebih kreatif. Dan jangan lupa untuk membuat dalam bentuk elektronik proposal misalnya dengan menggunakan prezi agar dapat interaktif ketika menyampaikan presentasi kepada perusahaan yang dituju.

Selain proposal, perlu juga membuat surat pengantar proposal. Surat pengantar proposal juga tidak kalah pentingnya, untuk memudahkan kita follow up kepada pihak-pihak dimana kita mengajukan sponsor agar tahu nomor surat masuk dan sebagainya.

5. Event

Hal yang juga tidak kalah pentingnya adalah dokumentasi. Dalam acara tersebut, kita perlu mendokumentasi setiap momen untuk laporan. Mengumpulkan berkas dan juga mengikuti kegiatan dengan benar agar mendapatkan hasil yang maksimal.

6. Post Event

Ketika kita telah mengikuti rangkaian kegiatan, yang menjadi kewajiban setelahnya adalah mengurusi Laporan Pertanggunjawaban (LPJ) dan juga Surat Pertanggungjawaban (SPJ). LPJ harus dibuat dengan sejelas-jelasnya dengan memasukan dokumentasi acara, berkas-berkas seperti visa, stempel keluar masuk imigrasi, bukti tiket dan sebagainya. Hasil yang kita dapat juga bisa dituangkan dalam bentuk esai, atau misalnya permintaan dikti dengan menuangkan hasil acara yang diikutsertakan dalam bentuk tulisan yang dikirim ke media, atau juga menampilkan karya pada pameran dari hasil karya.

Nah, sudah tahukan apa saja jurus-jurus jitunya?

Sekarang saatnya buat dan ajukanlah sponsormu. Jangan takut untuk menyebar sponsor ke berbagai pihak. Teruslah berusaha dan jangan lupa tetap diiringi doa ya, Sobat!

Baca Juga Tips Mendapatkan Sponsor

1. Tips Agar Proposal Sponsorship Kita Diterima
2. Jurus Jitu Dapatkan Sponsor dari Institusi untuk Konferensi
3. Seribu Jurus Jitu Mendapatkan Sponsor untuk Prestasi

The post Seribu Jurus Jitu Mendapatkan Sponsor untuk Prestasi Ala Dewan appeared first on UNJKita.com.